5月20日上午9时，信息中心接到通知，会议时间定在5月21日下午15时。时间紧，任务重，为保证会议顺利召开，中心立即成立了临时会议保障组，调配各方技术力量，为会议提供全面的技术保障。信息中心主任俞建良现场指导临时会议保障组的工作。经与四川省厅相关同志联系，了解到当地会议室在大地震中遭到严重破坏，部分设备损坏，需要搭建临时会场。为减轻前线人员的工作负荷，信息中心立即派专人携带设备乘13时的班机紧急赶赴四川，和省厅相关人员共同筹备会议。

　　大地震对灾区的基础设施破坏巨大，部中心与四川的网络通讯也受到影响。在技术人员抵达省厅前，临时会议保障组一边制定多种技术方案，应对会议现场突发事件的发生，一边远程指导在四川现场安置移动卫星设备。20日下午16时，移动卫星设备安置工作完成，并成功将当地画面传至部里。但因成都地区阴雨天气的影响，卫星通信受到干扰，卫星接收的声音和图像信号时断时续。为保障会议质量，临时会议保障组决定抢修当地的地面网络系统，力图在通信线路上做到双路备份。

　　20日下午17时，中心的技术人员赶到省厅，立即投入会场系统调试。因为省厅的视频会议室在七楼，临时会场在一楼，技术人员从七楼将可以使用的视音频设备徒手搬运到一楼现场。经过紧张的测试、搬运、组装、调试，终于在24时左右与部中心的网络联调成功。俞建良主任在部视频控制室指导工作，直到系统调试工作结束。

　　21日上午，进行全网卫星信号测试，经地方接收点人员反馈，卫星信号通讯正常，部中心和四川会场声音和图像质量良好。但在10左右，四川现场信号突然中断。经调查，是因为成都现场电压不稳，造成卫星发射设备供电系统烧毁所致。俞建良主任果断决定将四川现场信号通过地面网络系统传至部中心后上星，保障全网卫星信号测试正常进行，并要求四川现场的技术人员抓紧时间抢修供电系统。21日下午14时40分，在同志们的共同努力下，供电系统恢复正常工作，四川会场的信号顺利上星。此时，距会议召开只剩20分钟的时间。

　　21日下午15时，全国民政系统支援汶川大地震灾区视频会议准时召开。会上，李学举部长在四川抗震救灾前线发表重要讲话，分析了汶川地震和当前抗震救灾的严峻形势，向全国民政系统发出了新的动员令，要求民政部门充分发挥职能作用，全力做好抗震救灾和灾区支援工作。罗平飞副部长在部新闻发布厅主持会议，四川省民政厅厅长黄明全介绍了汶川大地震灾情。民政部副部长姜力，部党组成员、中国老龄协会会长李本公出席会议。

　　这次视频会是一次及时、高效的会议，它使全国各级民政部门在第一时间领会贯彻党中央、国务院和民政部的工作部署，使全国民政系统迅速行动起来，形成更加强大的整体合力，极大的提升了民政系统的工作效率。同时，这次会议也是民政卫星网络系统建设以来，第一次利用移动卫星装置召开的救灾应急现场指挥会，体现了民政卫星网络系统在民政工作中的重要作用。