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沂水婚姻登记档案数字化

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刘茂祯

截至2018年底,山东省沂水县共产生结婚登记档案约29万件、离婚登记档案约2万件,其中,23万件保存在县档案馆。近年来,随着婚姻登记档案利用率逐渐提高,沂水县从彻底解决服务群众“最后一公里”问题入手,落实“一次办好”要求,实现了婚姻档案全数字化管理。

厘清工作思路

根据《婚姻登记档案管理办法》中“婚姻登记档案应定期向同级档案部门移交”的规定,沂水县婚姻档案在婚姻登记机关保管一段时间后会移交到县档案馆。日积月累,婚姻档案存在分散保存、数量庞大、检索不便等问题。为了更好地方便群众查询、使用婚姻档案,县民政局组织工作人员通过问卷调查、电话回访、登门家访等方式,征集群众意见建议。群众普遍对婚姻档案存放地点不明、多次往返婚姻登记机关和档案馆、检索效率低、经常查找不到等问题表示不满。根据调研结果,沂水县民政局最终确定了婚姻档案数字化管理的工作思路。

加大资金投入

要实现婚姻档案数字化管理,首先需要一个适用的操作系统。经过规范程序,县民政局确定使用北京某公司的标准版信息管理平台,并结合本地实际改进了县内婚姻档案管理所需功能。在办公经费紧张的情况下,投入5万元购置扫描仪、计算机、移动硬盘等设备为档案管理数字化提供保障。同时,积极协调县档案局,对全县婚姻档案资料进行汇总,全面掌握档案情况。为了确保工作顺利进行,县民政局还适时就档案扫描、数据整理等相关工作组织工作人员进行了培训。

组织工作力量

面对堆积如山的档案,县婚姻登记处工作人员从2018年4月起开始加班加点地整理档案,在短短半年时间里,扫描原文52万余个,整理档案信息31万余条,全部实现档案数据关联原文,建成“数字档案管理平台”。经调试试用后,于2018年11月全面启用婚姻档案数字化管理系统。通过系统,工作人员可以迅速、准确地查找到指定的婚姻档案数字信息,将手工检索的2-5天缩短至一两分钟完成。自系统启用3个月来,已检索查阅档案1500余人次,彻底解决了群众“两头跑”问题,提高了群众的满意度。

 


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